Cuando una persona se enfrenta a la labor de organizar un evento para una empresa, siempre existirán diversas tareas que deberá considerar desde mucho tiempo atrás. A través de esta lectura encontrarás todo lo que necesitas saber para crear un checklist para un evento importante. ¡Toma nota!
¿Qué es un check list?
Un checklist es una lista de tareas, es decir una guía del camino que debes seguir sin perder de vista ningún elemento importante. En realidad es muy sencillo de estructurar y seguramente no te llevará mucho tiempo prepararlo.
Una de las principales ventajas es que no hay oportunidad de dejar pasar ningún detalle por más pequeño que sea, así que cerciórate que todo esté en la lista y seguramente no habrán errores. Además ahorras tiempo, pues tienes claro qué es lo que debes hacer y te ayuda a hacerlo más rápido y mejor.
Por lo general, se incluye la información de contacto de proveedores o servicios que vayas a contratar y las condiciones de contratación, especifica también las tareas y la persona responsable, una fecha específica y añade comentarios si son necesarios. Por último, añade recordatorios los cuales será de mucha ayuda para darle seguimiento a la organización del evento.
A continuación, te detallamos otros elementos que debes considerar:
Datos generales
- Nombre y datos de contacto del organizador
- Breve descripción del evento
- Tema o requerimientos del evento
- Fecha y hora
- Nombre y dirección del lugar
6 meses antes del evento
- Hacer una lluvia de ideas con las personas involucradas
- Establecer el presupuesto aproximado
- Establecer un cronograma de tareas
- Estructurar equipos de trabajo y delegar las tareas
- Buscar y elegir un lugar para el evento, reserva la fecha
- Buscar y contratar los proveedores necesarios
3 meses antes del evento
- Hacer un listado de invitados
- Elaborar el diseño de la invitación
- Consulta portafolios de fotógrafos para contratar (recuerda que las fotografías son muy importantes)
- Si el evento será fuera de la ciudad bloquea las habitaciones para los invitados.
- Enviar las invitaciones
1 mes antes del evento
- Confirma con los proveedores, fechas y depósitos realizados
- Confirma la asistencia de los invitados
- Llama o envía la invitación de nuevo a invitados sin confirmar
- Si el evento es al aire libre revisa el estado del tiempo para esa fecha, esto te ayudará a formar un plan de contingencia.
- ¡Hazte un masaje! Es justo lo que necesitas.
1 día antes del evento
- Revisa los pagos finales de los servicios contratados, colócalos en un sobre y lleva siempre copias de los mismos.
- Trata de dormir bien
- Prepara la ropa y los accesorios que usarás para el evento.
- ¡Ten una actitud positiva y disfruta del gran día!
¡Listo! Hemos terminado este checklist que seguramente será de mucha ayuda para la organización de un evento importante, ahora si no eres bueno en este tema, nuestro consejo es que lo dejes en manos de expertos, ellos sabrán qué hacer para que tu evento sea inolvidable. ¿Se acerca un evento importante? ¡Solicita una cotización de tu evento!
